Incy.io palvelussa käyttäjillä on kolme eri tyyppistä käyttöoikeutta:

  1. Huomioiden raportointi oikeus, joka määrittelee minkä tyyppisiä huomioita käyttäjä voi lisätä järjestelmään. Tämä oikeus voidaan rajoittaa tiettyihin huomiokategorioihin ja/tai tiettyihin tapahtumapaikkoihin.
  2. Huomioiden lukuoikeus, joka määrittelee mitä huomioita käyttäjä voi lukea. Tämä oikeus voidaan rajoittaa tiettyihin huomiokategorioihin ja/tai tiettyihin tapahtumapaikkoihin.
  3. Huomioiden muokkausoikeus, joka määrittelee mitä huomioita käyttäjä voi muokata. Tämä oikeus voidaan rajoittaa tiettyihin huomiokategorioihin ja/tai tiettyihin tapahtumapaikkoihin. Käyttäjällä pitää olla lukuoikeus huomioihin, joihin hänellä on muokkausoikeus.

Ylläpitäjä -oikeuden omaavilla käyttäjillä on oikeus raportoida, katsella ja muokata kaikentyyppisiä huomioita. Ylläpitäjät pääsevät myöskin muokkaamaan organisaation yleisiä asetuksia. Käytettävät käyttöoikeudet tulevat aina käyttäjätunnuksen perusteella, mutta palvelu mahdollistaa huomioiden raportoimisen myös ilman käyttäjätunnusta Avoimet linkit -ominaisuuden avulla. Raportoitujen huomioiden lukeminen tai muokkaaminen ei ole kuitenkaan mahdollista ilman käyttäjätunnusta.

Normaaleille käyttäjille käyttöoikeudet asetetaan joko käyttäjän roolin perusteella, tai määrittelemällä mukautetut käyttöoikeudet. Yksilöllisten käyttöoikeuksien käyttö on helpompaa tilanteissa, joissa organisaatioon kuuluu vain joitakin tapahtumapaikkoja ja missä halutut käyttöoikeudet ovat yksinkertaiset. Rooliin pohjautuvat käyttöoikeudet toimivat paremmin organisaatioissa, joissa on paljon tapahtumapaikkoja ja/tai käyttöoikeudet ovat monimutkaisia. Käytettävä käyttöoikeustyyppi määritellään käyttäjäkohtaisesti, joten on mahdollista asettaa osalle käyttäjistä roolipohjaiset käyttöoikeudet ja osalle yksilölliset käyttöoikeudet.

Roolipohjaiset käyttöoikeudet

Roolipohjaisissa käyttöoikeuksissa jokaiselle käyttäjälle asetetaan jokin tietty rooli. Rooli määrittelee mitä kategorioita käyttäjä voi raportoida, lukea tai muokata. Rooli myöskin määrittelee koskeeko raportointi-, luku- ja muokkausoikeudet kaikkia organisaation paikkoja, vai pelkästään käyttäjän omia paikkoja, jotka määritellään käyttäjän asetuksista.

Kun käyttäjä valitaan käyttämään roolipohjaista käyttöoikeutta, käyttäjän muokkaussivulle ilmestyy mahdollisuus asettaa käyttäjän oma tapahtumapaikka tai -paikat.

Käyttäjän omat paikat voidaan määritellä valitsemalla kaikki tapahtumapaikat käsin, tai valitsemalla tapahtumapaikat tagien (eli taustatietojen) avulla. Tagien avulla on helppoa valita isompi ryhmiä tapahtumapaikkoja ilman että niitä tarvitsee yksitellen valita.

Esimerkki roolipohjaisista käyttöoikeuksista

Oletetaan että asiakasyrityksellä on useita eri viihdepalveluita tarjoavia tapahtumapaikkoja Euroopassa. Tapahtumapaikkoja varten luodut tagi -joukot ovat seuraavat:
 - Maa, vaihdoehdot: Suomi, Ruotsi, Saksa
 - Paikan tyyppi, vaihdoehdot: Elokuvateatteri, Ooppera, Teatteri

Nyt on mahdollista luoda esimerkiksi seuraavia käyttöoikeuksia:

Nimi: Pääkäyttäjät
Halutut käyttöoikeudet: Voi raportoida, lukea ja muokata kaikkea palvelun sisältöä.
Kuinka käyttäjä luodaan: Aseta käyttäjä ylläpitäjäksi käyttäjän muokkaussivulta.

Nimi: Maajohtaja
Halutut käyttöoikeudet: Voi raportoida, lukea ja muokata kaikkea palvelun sisältöä jotka on raportoitu kyseisen maan kohteisiin.
Kuinka käyttäjä luodaan: Luo rooli "Maajohtaja" joka voi raportoida, lukea ja muokata kaikkia kategorioita paikoissa jotka kuuluvat käyttäjän omiin paikkoihin. Käyttäjän muokkaussivulta aseta käyttäjälle kyseinen rooli, ja aseta käyttäjän omiksi paikoiksi: Maa: [tähän kyseisen käyttäjän johtama maa(t)].

Nimi: Alueellinen ketjujohtaja
Halutut käyttöoikeudet: Voi raportoida, lukea ja muokata kaikkea palvelun sisältöä jotka on raportoitu kyseisen maan kohteisiin jotka ovat tietyn tyyppisiä.
Kuinka käyttäjä luodaan: Luo rooli "Alueellinen ketjujohtaja" joka voi raportoida, lukea ja muokata kaikkia kategorioita paikoissa jotka kuuluvat käyttäjän omiin paikkoihin. Käyttäjän muokkaussivulta aseta käyttäjälle kyseinen rooli, ja aseta käyttäjän omiksi paikoiksi: Maa: [tähän kyseisen käyttäjän johtama maa(t)] Paikan tyyppi: [tähän kyseisen paikan tyyppi].

Nimi: Vartija
Halutut käyttöoikeudet: Voi raportoida kaiken tyyppisiä huomioita tiettyyn tapahtumapaikkaan jossa käyttäjä työskentelee.
Kuinka käyttäjä luodaan: Luo rooli "Vartija" joka voi raportoida kaikkia kategorioita paikoissa jotka kuuluvat käyttäjän omiin paikkoihin. Käyttäjän muokkaussivulta aseta käyttäjälle kyseinen rooli, ja aseta käyttäjän omiksi paikoiksi ne tapahtumapaikat joissa käyttäjä työskentelee.

Yksilölliset käyttöoikeudet (käyttäjät ilman rooleja)

Kun käytetään yksilöllisiä käyttöoikeuksia, kaikki oikeudet määritellään käyttäjän muokkaussivulla. Jos käyttäjän tarvitsee pystyä raportoimaan huomioita 20 eri kohteeseen, pitää kaikki 20 kohdetta määritellä käsin kyseisellä sivulla. Vastaavasti kaikki luku- ja muokkausoikeudet pitää myöskin määritellä erikseen.

Pienemmissä organisaatioissa tämä toimii hyvin, mutta isommissa organisaatioissa tämän ratkaisun ylläpidettävyys on hankalaa. Tämä korostuu varsinkin uusia tapahtumapaikkoja lisättäessä, jolloin mahdollisesti hyvin suurelle joukolle käyttäjiä joudutaan käsin lisäämään kyseisen tapahtumapaikan käyttöoikeus. Vaikka vastaavissa tilanteissa palvelun tukitiimi voi tehdä kyseisiä muokkauksia helposti, on käyttöoikeuksien oikeellisuuden tarkistus silti hankalaa.

Muita tapoja saada käyttöoikeuksia

Normaalien käyttöoikeuksien lisäksi palvelu antaa aina seuraavat oikeudet:
 - Huomion raportoija saa aina muokkausoikeuden luomaansa huomioon.
Tämä ei päde huomioihin jotka on luotu avoimien linkkien kautta.
 -
Henkilöt jotka on vastuutettu huomioon saavat aina muokkausoikeuden kyseiseen huomioon. Muokkausoikeus poistuu jos vastuutus poistetaan.

Did this answer your question?